Gerne tragen wir mit unserem Bestand zu Ausstellungen in Museen, Dokumentations- und Kultureinrichtungen bei.
Wir möchten Ihnen die Bearbeitung Ihrer Anfrage so einfach wie möglich gestalten. Bitte füllen Sie dazu das Formular "Leihanfrage" aus. Es ist wichtig, dass Sie die "Leihbedingungen", die ebenfalls im Formular enthalten sind, lesen und akzeptieren:
Leihanfrage und "Bedingungen für die Überlassung" (PDF, 96KB)
und schicken Sie per Post an:
Universitäts- und Stadtbibliothek Köln
Historische Bestände und Sammlungen,
Bestandserhaltung und Digitalisierung / Leihgaben
Universitätsstr. 33
50931 Köln
oder per E-Mail an: leihgaben
ub.uni-koeln.de
Sobald uns alle Informationen vorliegen und keine konservatorischen oder inhaltlichen Gründe gegen eine Ausleihe sprechen, setzen wir einen Leihvertrag auf. Er enthält u.a. die anfallenden Versicherungskosten und spezifische Anforderungen für die Präsentation unserer Leihgaben. Bitte denken Sie daran, dass der Leihvertrag spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Beginn Ihrer Ausstellung unterzeichnet bei uns vorliegen muss! Ebenfalls wichtig: Die Versicherungsbestätigung muss uns spätestens zum Tag der Abholung vorliegen, da eine Leihgabe ansonsten nicht möglich ist.
1. Rahmenbedingungen
Damit Ihre Planung reibungslos verläuft, gibt es einige wichtige Rahmenbedingungen zu beachten.
- Die Leihfrist beträgt i.d.R. maximal 6 Monate.
- Bitte beachten Sie, dass Leihgaben nicht für Einzelpersonen, private Institutionen, Wander- oder Verkaufsausstellungen sowie Messen zur Verfügung stehen.
- Objekte von außerordentlichem Wert und Bedeutung werden nur in Ausnahmefällen verliehen.
- In der Regel werden Objekte, die noch im Handel erhältlich sind oder in Bibliotheken näher am Ausstellungsort verfügbar sind, nicht als Leihgaben zur Verfügung gestellt.
- Der Leihvertrag kann von uns vorzeitig gekündigt werden, wenn vertragliche Vereinbarungen nicht eingehalten werden.
2. Sicherheit
Die Sicherheit der Leihgaben hat für uns oberste Priorität. Bitte fügen Sie einen Facility-Report bei, aus dem hervorgeht, dass
- die Räume, in denen die Ausstellung stattfindet, sowie die Depots einen angemessenen Brandschutz bieten.
- je nach Art des Objekts, Alarme für Feuer oder Einbruch direkt an die Berufsfeuerwehr, die Polizei oder eine interne Sicherheitszentrale übermittelt werden.
- während der Öffnungszeiten stets Aufsichtspersonen in den Ausstellungsräumen präsent sind.
- in einigen Fällen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie nachtsichtfähige Videoüberwachung oder Vitrinenalarm erforderlich sein können.
3. Konservatorische Anforderungen
Wir legen großen Wert auf die Erhaltung unserer Exponate. Das sind unsere konservatorischen Anforderungen:
- Die Beleuchtungsstärke an den ausgeliehenen Objekten darf maximal 50 Lux betragen.
- UV-Strahlung (Wellenlängen kleiner als 400 Nanometer) muss unbedingt vermieden werden.
- Lichtquellen in der Nähe der Objekte dürfen keine Wärme abgeben.
- Die Temperatur an den Leihgaben sollte konstant zwischen 18 und 22 °C liegen, wobei tägliche Schwankungen von höchstens 3 °C erlaubt sind.
- Die relative Luftfeuchtigkeit an den Leihgaben sollte ebenfalls konstant zwischen 45 und 55 % liegen, mit täglichen Schwankungen von höchstens 3 %.
- Die Leihgaben müssen in verschlossenen, staubdichten Vitrinen präsentiert werden. Je nach Objekt müssen diese aus Verbundsicherheitsglas (VSG) hergestellt sein.
- Die Materialien, die in Vitrinen und bei der Präsentation verwendet werden, müssen säurefrei sein und dürfen keine schädlichen Substanzen ausdünsten.
4. Päsentation der Leihgaben
Der sorgfältige Umgang mit den Exponaten ist von großer Bedeutung:
- Der/die Leihnehmer*in sollte über Fachwissen und Professionalität im Umgang mit empfindlichem Kulturgut verfügen.
- Die Leihgaben dürfen ausschließlich für den vereinbarten Ausstellungszweck verwendet werden. Nur restauratorisches Fachpersonal darf sie behandeln.
- Der Besitznachweis der Leihgaben muss in der Form "Universitäts- und Stadtbibliothek Köln, Signatur: ..." vollständig angegeben werden.
5. Verpackung und Transport
Die Verpackung und der Transport der Leihgaben erfordern besondere Aufmerksamkeit:
- Die Leihgabe wird in unserer Buchbinderei transportsicher verpackt.
- Der Transport erfolgt unmittelbar vor Beginn oder direkt nach dem Ende der Ausstellung.
- Eine längere Einlagerung ist nicht möglich.
6. Werbung
Gemeinsam für mehr Sichtbarkeit.
Auf unserer Website "Bücher auf Reisen" zeigen wir, in welchen Ausstellungen unsere Bücher zu sehen waren. Wenn Sie damit einverstanden sind und uns ein Ausstellungsplakat in gedruckter und digitalisierter Form zusenden, bewerben wir Ihre Ausstellung gerne auf unserer Website und als Plakat im Foyer unter "Kulturprogramm". Sie helfen uns damit, Ihre Ausstellung bekannt zu machen und gleichzeitig auf unseren wertvollen Buchbestand hinzuweisen. Bücher auf Reisen >>
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Hilfe? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. leihgaben@ub.uni-koeln.de